HR Technologie Initiativen – Die Zukunft ist jetzt – Umgang mit einer neuen Realität

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Lessons Learned aus hunderten von kleinen und größeren, lokalen und globalen, erfolgreichen und misslungenen HR Technologie Projekten . 

Insights für eine erfolgreiche Software Implementierung in HR, die auch den CEO, das Leadershipteam, Führungskräfte und Mitarbeiter gleichfalls begeistert.

Die COVID-19-Krise hat unser persönliches und berufliches Leben gestört. Sie hat die Welt verändert – dazugehören u.a. 100% Remote Arbeit und soziale Distanzierung.  Umso mehr sind Werte wie die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben in den Vordergrund getreten. Und immer öfter wird mir die Frage gestellt: „Wie bekomme ich meine HR Prozesse auch in einer virtuellen Welt besser in den Griff?“

In der jetzigen Zeit werden HR Technologie Projekte zu einem der wichtigsten Thema für Personaler – nicht nur in bereits fortschrittlichen Organisationen.

Die Möglichkeit von zu Hause zu arbeiten – bisher ein no Go für viele mittelständische Unternehmen, die Ihre Mitarbeiter gerne im Büro sehen. In den letzten Wochen haben wir viele positive Veränderungen in der virtuellen Zusammenarbeit gesehen. Vieles galt als unmöglich und wird zunehmend zu einem neuen Standard im betrieblichen Alltag: Skype, Zoom, virtuelles Arbeiten und New Work.

Während die Beschäftigten vermehrt zu Hause arbeiten und Führungskräfte schnell lernen müssen Ihre Teams virtuell zu führen, stellen sich auch für den Ablauf im Unternehmen eine Vielzahl von Fragen. Wie komme ich an meine Dokumente, Informationen, wie manage ich meine Papierablage, wie kann ich sicherstellen das  manuell angestoßene Papierabläufeauch beendet werden und nicht im Büro versauern und zu fehelerhaften Abrechnungen und falschen Datenbeständen führen.

Und das gilt jetzt umso mehr auch für die HR Funktion selbst. Ein neues Denken macht sich bereit.

Was wäre, wenn Personaler, und auch Führungskräfte und Mitarbeiter Zugriff auf Ihre eigenen Daten haben könnten. Nicht mehr das Papierformular, das ausgefüllt und unterschrieben werden muss, bevor aktuelle Daten im HR System gespeichert sind und wichtige Informationen an die richtige Anschrift gesandt wird.

Eigentlich undenkbar in einer Zeit, in der in Sekundenschnelle Dinge im Internet erledigt, bestellt, angeschaut, gelesen werden können. Noch immer scheuen vielen Unternehmen –insbesondere die HR Abteilungen – sich moderner, schneller, effizienter aufzustellen.

Warum ist HR noch nicht modern und unterstützt die Prozesse mit Technologie?

Und dabei gibt es viele positive Vorteile für die HR Funktion selbst, bei der Einführung einer HR Lösung.  Mit der Entlastung von insbesondere transaktionsorientierten Aufgaben kann Personal oder die HR Abteilung sich mehr den strategischen Business Themen widmen und einem CEO bei der Ausrichtung des Unternehmens noch besser unterstützen. Sie kann schneller Informationen zur Verfügung stellen. Fehlzeitenreports dauern nicht mehr Tage, Schwerpunktthemen können identifiziert werden. Ebenso in welchen Bereichen, Lokationen oder Mitarbeitergruppen es Unstimmigekiten gibt bzw. die Mitarbeiterzufriedenheit leidet.   Wo ist der Bedarf an Entwicklungsmassnahmen groß und auf welche Stellen, Lokationen bekommen wir keine Bewerbungen?

Gibt es überhaupt Lösungen, mit denen Digitalisierung in HR etabliert werden kann? 

Es gibt zunehmend eine Vielzahl von modernen HR-Software-Lösungen für das Bewerbermanagement (Recruiting oder Talent Akquisition), das Talent Management, die Zeiterfassung und natürlich der allgemeinen Personaldatenerfassung zur automatisierten Weitergabe von Daten an die Gehaltsabrechnung (intern oder auch zu einem externen Partner). Und es gibt nicht nur SAP und Workdays, sondern es gibt auch viele große und kleinere mittelständische Unternehmen, die mit innovativen Komplett- oder Individueallösungen den Kunden helfen können. Da fängt es schon an im zweistelligen Mitarbeiterbereich interessant zu werden und für ausgewählte Herausfordungen, wie z.B die Zunahme von Bewerbungen gibt es viele innovative Lösungsansätze.

 Nun – was erwartet Sie als Personaler in der Praxis bei einer HR Software Implementierung und was ist wichtig, damit ihr Vorhaben gelingt? Was kommt auf Sie bei der Implementierung eines neuen HR-Systems wirklich zu?

Seit Mitte der 90 Jahre beschäftige ich mich mit innovativen Technologie Lösungen für HR Funktionen. Die gundlegende Technologien haben sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Gab es früher vermehrt on Premise Lösungen (also HR IT Technologieprodukte oder Lösungen, die in Unternehmen auf der eigenen IT Plattform liefen) so ist seit wenigen Jahren verstärkt zu beobachten, das HR Technologie Lösungen zunehmend in einer Cloud verfügbar sind. Viele meiner Kunden achten in der aktuellen Zeit sehr genau darauf, ob Sie tatsächlich in die Cloud wecheln möchten und wenn ja, bei welchem Cloud Anbieter und auch wo die Daten gespeichert werden.

Allerdings ist der technische Aspekt für Sie als Personaler gar nicht so vorrangig, wie er auf den ersten Blick erscheint. Das nötige technische Know-How deckt der Software-Hersteller ab und optimalerweise unterstützt bzw. begleitet die unternehmenseigene IT Abteilung bei der Auswahl und Implementierung.

Die Herausforderungen für HR sind vielfältigund so gibt es viele Rollen mit spannenden Aufgaben für die HR’ler in Technologieprojekten: Projektmanager, HR Prozessmanager und HR Datenmanager, Kommunikationsexperte, Change Manager (in HR und natürlich für die Stakeholder im gesamten Unternehmen). Trainer, Ausbilder,Systembetreuer und Security Experte.  Nicht zu vergessen: vertiefte HR Kenntnisse in den einzelnen HR Bereichen sind gefragt.

Vielmals im Vordergrund steht das Bewerbermanagement, Employee Branding, die Schnittstellen zu Jobbörsen und Portalen. Händeringend werden heute in den HR Technologieprojekten erfahrene Personaler gesucht, die als Generalist in vielen unterschiedlichen HR Disziplinen gearbeitet haben, innerhalb der eigenen HR Funkltion ein gutes Netzwerk haben. Wünschenswert auch Erfahrung im Projektmanagement, um sich für eine spannende und vielseitige Generalisten Aufgaben -zumindest temporär-begeistern können. Oftmals sind diese Projektaufgaben auch eine willkommene, abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgabe, die viel Sichtbarkeit in HR aber auch den angrenzenden Unternehmensfunktionen hat und ein Sprungbrett für den nächsten Karriereschritt sein kann. Dem CHRO bzw. Personalleiter selbst kommt dabei die imminent wichtige Rolle eines Kritikers, Motivators und Mediators  zu.

 

„Die wahre Entdeckung besteht nicht darin, Neuland zu finden, sondern die Dinge mit neuen Augen zu sehen.“

Marcel Proust

 

Was sind  Erfolgsfaktoren für eine gelungene HR Technologie / Software Implementierung im HR-Bereich?

Meiner Erfahrung nach Key ist: 1.Reden, 2. Reden, 3. Reden. Nicht übereinander, sondern zusammen!

Die Dimensionen von Software-Implementierungen sind meist sehr groß und die Auswirkungen extremst weitreichend. Gilt es doch, mit der HR Software auch Mitarbeiter und Führungskräfte zu mobilisieren, Daten aktuell zu halten, diese aber auch in den vielfältigen Prozessen interdisziplinär zu nutzen. So auch bei der Setzung von Zielen, dem Einholen von Feedback, der Planung von Lernmaßnahmen und dem Aufzeigen von Karrierepfaden und Entwicklungspfaden für Mitarbeiter – alles mit dem Ziel eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen und frühzeitig Unternehmensentwicklungen zu sehen und adequat zu reagieren. .

Es gibt in HR Technologie Projekten besonders viele Schnittstellen und Stakeholder, die es zu steuern und koordinieren gilt. Über die eigene HR Funktion hinaus gilt es den Software-Anbieter zu steuern, die Einbindung des Betriebsrates, von HR Daten abhängige Funktionen, aber auch die unternehmensinternen IT-Kolleg/innen und weitere betroffene Funktionen wie Finanz. In der Summe alle Mitarbeiter und Führungskräfte, die von der Veränderung betroffen sind. Die Erfahrung aus hunderten von HR IT Projekten zeigt, dass alle rechtzeitig ins Boot geholt und laufend über die relevanten Veränderungen informiert werden wollen. Wenn das dem HR Programm oder HR Transformation Verantwortlichen gelingt, dann wird oftmals auch die Implementierung ein Erfolg!

Daneben gibt es weitere Erfolgsfaktoren:

• Genaue Dokumentation der Anforderungen an das System.
• Definition der meist länderspezifischen oder unternehmensspezifischen, rechtlich unverzichtbaren Anforderungen
• Abstimmung bzw. auch Vereinheitlichung oder Harmonisierung der gesellschaftsübergreifenden bzw. internationalen Anforderungen, bevor der Softwareanbieter mit dem Customizing beginnt.
• Verschlankung der HR Prozesse Orientierung an Branchen spezifischen best practices
• Überprüfung / Anpassung der Datenbasis, wenn aktuell noch kein HR System besteht. Häufig werden die hierfür benötigten Zeitaufwände, Ressourcen und Korrektur der Daten unterschätzt.

 

Der Einfluss der HR-Software Einführung auf die Unternehmenskultur.

Heute haben vielmals die Personalabteilungen den schlechtesten IT Support in den Unternehmen. Insofern ist ein HR Technologieprojekt oftmals schon ein Leuchtturm Projekt für das Unternehmen. Abhängig von der HR Software werden meistens Mitarbeiter und Führungskräfte in der Anwendung einen aktiven Part haben. Moderne HR-Software arbeitet oft mit Self-Service-Portalen für Mitarbeiter/innen und/oder Führungskräfte. Größere Unternehmen haben oftmals ein HR Shared Service Center zur  Begleitung deradministrativen Prozesse. Dieses HR Shared Service Center kann entweder eine im Unternehmen selbst angesiedelte zentralisierte Funktion sein oder durch einen ausgelagerten Anbieter abgedeckt werden. Die Qualität des erbrachten Service ist bei Service Centern innerhalb eines Unternehmens meist besser steuerbar, auch wenn diese in einem anderen Land angesiedelt wird. Die Entscheidung treffen Unternehmen nach vielen Kriterien, die oftmals auch unternehmensspezifisch sind.

Zu beachten ist, dass eine nur teilweise Umstellung der HR Prozesse auf Self-Service-Lösungen Unzufriedenheit bei den Beschäftigten auslösen. Dem Change Management kommt in diesem Rahmen eine wichtige Rolle zu. Nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Führungskräfte und die Personalfunktion müssen sich daran gewöhnen, dass bisherige Aufgaben von der Software oder auch einer anderen Funktion übernommen werden. Ein ausgezeichnetes und effizient gestaltetes Shared Service Center bietet die Gelegenheit besser für eine angemessene zeitliche Abdeckung zu sorgen.

Bei moderner HR Technologie Software ist der Zugriff auf Daten und HR Prozesse in der Cloud möglich. So können Beschäftigte beispielsweise von unterwegs über den mobilen Anschluss Daten einsehen oder ändern. So kann dem „New Work“-Trend auch in und mit HR gelebt werden. Moderne HR Software unterstützt in  auch kleinere mittelständische Unternehmen dabei, diesen Wandel auch auf der HR Seite des Unternehmens aktiv zu gestalten. Unternehmen mit einem Außendienst und einem zunehmenden Masse von Home-Office-Ansätzen profitieren dann besonders, wenn die HR Systeme den jeweiligen Nutzern an jedem Ort unkompliziert zugänglich sind.

Die moderne und innovative HR wächst in mit den Entwicklungen rund um Outsourcing, Zentralisierung und Digitalisierung in eine strategischere Funktion. Durch den Wegfall der transaktionsorientierten Prozesse, kann HR einen größeren Mehrwert bei der Entwicklung der Kultur bzw. Kompetenzentwicklung leiten.

Was können Ihr CEO bzw. das Unternehmen von einem HR Technologie Projekt erwarten? 

Bei einer sorgfältigen und durchdachten Auswahl und Implementierung der HR Software wird diese eine moderne, digitale und effiziente Arbeitsweise im Unternehmen unterstreichen. Neben Kosteneinsparungen und einer größereren Akzeptanz für von HR gesteuerte Prozesse wird durch den Zugriff von Mitarbeitern und Führungskräfte die Kultur positiv beeinflusst.

HR ist als Botschafter dafür verantwortlich die Vorfreude auf die Verbesserungen zu teilen.  In der heutigen Softwareentwicklung bzw. Durchführung eines Projektes mit agilen Methoden werden beteiligte Funktionen frühzeitig in die Transformationsprojekte eingebunden. Bei Informationsveranstaltungen, Trainings wird wertvoller Input aus dem Kreis der Mitarbeiter/innen und Führungskräfte eingeholt. Nach der Implementierung weisen Statistiken zur Nutzung oder andere kreative Maßnahmen immer wieder im Alltag auf das System aufmerksam.

 

Empfehlungen für die Software Implementierung:

Der Personaler –wenn es ihn denn gibt – wird vieles bewusst und genau vordenken. Insbesondere auch, wenn es im Unternehmen eine Mitbestimmung gibt. Viele Software Anbieter bieten auch hier umfassende Unterstüzung bei der Einbindung des Betriebsrates. In der Softwareentwicklung selbst ist es allerdings so, dass inzwischen nach agilen Methoden gearbeitet wird. Im besten Fall erfolgt eine Steuerung des Projektes durch den Software Anbieter, der in sogenannten Design Workshops best practices aufzeigt und seinen Kunden darin unterstützt, Prozesse bestmöglich. einfach und standardisiert zu definieren. Die finale Entscheidung für lokale Abwecihungen von einem her internationalen Prozess trifft dann meistens die HR Funktion. Ein exzellenter HR Software Lieferant stellt Ihnen viele Fragen, zeigt Möglichkeiten für Best Practices auf und zeigt das Produkt. Sie sollten Zielgruppen in der Design und Entwicklungsphase miteinbeziehen, damit das Produkt und der Service in derspäteren Anwendung unterstützt werden.

Ein MVP (minimal viable product) zeigt Ihnen frühzeitig, wie Ihre Lösung aussehen wird. Diese Arbeitsmethode ist nicht „trial and error“, sondern stellt eine kontinuierliche gemeinsame, agile Entwicklung dar. In der Software Design Phase wird daher auch „experimentiert“ und natürlich sind auch später kleinere Änderungen und Verbesserungen grundsätzlich möglich. Allerdings sollten frühzeitig sogenannte globale Templates (Vorgaben) –insbesondere in internationalen Unternehmen unter Beteiligung der dortigen HR Funktionen erfolgen. Je weniger Anpassungen oder Erweiterungen an einer globalen Lösungsvorgabe vorgenommen werden, umso schneller und kostengünstiger ist die Implementierung und Aktualisierung bei neuen Releases.

Viel Erfolg, wünsche ich allen Personalern, die die Gelegenheit haben in eine neue und spannende Rolle als HR Veränderer zu schlüpfen indem sie eine HR-Technologie Implementierung begleiten. Oftmals stellen sich die folgenden herausfordernden Aufgaben mit hoher Sichtbarkeit:

• Einbindung des C-Level Managements im Unternehmen bei HR / Human Capital relevanten Themen
• Unterstützung bei der Formulierung und Implementierung der HR-Strategie sowie entsprechender Digital-, Prozess-, und Talentstrategien etc.
• Definition eines zukunftsorientierten HR-Portfolios
• Entwicklung einer neuen HR Organisation und funktionalen Anforderungen
• Design und Transformation von HR-Organisationen und deren Rollen
• Gestaltung von effektiven und effizienten Arbeitsstrukturen (New Work)
• Konzipierung und Umsetzung von Outsourcing- und Shared Service Center-Lösungen

Die aktuellen Auslöser für die neuen Arbeistparadigmen wie Telearbeit, virtuelle Arbeitsumgebungen, funktionsübergreifende „Projekt“-Teams usw. fordern Unternehmen die HR-Strategie mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen. Die Digitalisierung von HR ist überfällig und lässt sich jetzt definitiv nicht mehr aufhalten.

Mein Schwerpunkt ist das Coaching von Führungskräften. Die HR Technologie ist immer noch mein Steckenpferd. Als globaler HR Leader und mit mehr als 15 Jahren Projekt und Change Management Erfahrung in kleineren und größeren, nationalen und globalen HR Technologieprojekten begleite ich das Design von HR Technologieprojekten und die Transformation von HR Abteilungen.

Als Berater oder Interimsmanager auf freiberuflicher Basis biete ich erfolgreichen Unternehmern (insbesondere im Mittelstand) und CEO’s bzw. dem Personalleiter / CHRO eine herstellerunabhängige Begleitung bei Aufsatz, Entwicklung und Durchführung ihres individuellen HR Technologie Projektes. Dazu zählt auch den Selektionsprozess für einen Software Anbieter zu begleten.

Ihre Anfrage für eine Unterstützung stellen Sie gerne gerne unter www.markus-porcher.com / info@markus-porcher.com.